Magisk flytt – animera smartare i Keynote

I presentationssammanhang skildras samband och skeenden ofta bäst genom animationer. Orsak och verkan kan till exempel kräva många ord för att beskrivas, medan en animation förklarar dem på några sekunder.

Ett oöverskådligt diagram kan bli mer begripligt om vi får se variabler variera tillsammans och över tid. Animation kan också förhindra att för mycket visas samtidigt, genom att innehållet sprids ut över tid.

I detta tips ska vi titta på en enkel och användbar animationsmetod som finns inbyggd i Keynote (en likartad funktion i PowerPoint kallas där “morfning”).

För exemplets skull tänker vi oss att du håller på att bygga en presentation i Keynote och har bestämt dig för att du vill visa vill visa en markör som rör sig utmed en skala, en bit för varje bild. Du vill med en kort text visa vad varje position på skalan innebär. Ungefär så här:

via GIPHY

Du vill alltså skapa en animation som innehåller flera steg och ett antal texter som avlöser varandra. Det här kan du bygga på flera sätt. Vi ska här titta på det enklaste och snabbaste.

Smidigt med Magisk flytt

Magisk flytt är en animation som används som övergång mellan presentationsbilder, inte för byggen på en enskild bild. Du hittar den därför under fliken Animera när du har en hel presentationsbild markerad.

Du har kanske sett Magisk flytt användas för att flytta runt bokstäver som i illustrationen längst upp, där “klyftig Mats” kastas om till “Magisk flytt”. Magisk flytt handlar om det som skiljer två bilder åt – under själva övergången animeras objekt som ändrats mellan de två bilderna. Magisk flytt påverkar alltså alla objekt som flyttats, roterats, bytt färg eller ändrat storlek mellan bilderna. Oförändrade objekt animeras inte. Innehåll som bara finns på den ena bilden, men inte på den andra, kommer samtidigt att tonas ut under övergången, liksom objekt som är unika för den andra bilden kommer att tonas in.

Men varför läsa om detta när du kan titta? I klippet nedan går vi igenom grunderna och avslutar med att bygga en kort animerad sekvens, som hade varit betydligt bökigare utan Magisk flytt.

Det traditionella sättet

En alternativ metod är att arbeta med en enda bild och animera objekten på den, i flera byggsteg. Markören flyttas med animationen “Rörelse”, kombinerat med in- och uttoning för varje text. Vi ska inte gå in på detaljerna här, men en fördel är att valfriheten med tidsinställningar och byggsätt är stor.

Men det blir lätt invecklat och oöverskådligt, speciellt om texterna ska visas på samma plats.

Skärmbild från programmet Keynote: en animation med flera byggsteg
Stökigt när flera texter ska visas efter varandra på samma plats. Det här ser ju inte publiken, men du behöver hålla tungan rätt i mun när du jobbar med det.

Presentationssbilder som är komplicerade är en mardröm att ändra, särskilt under tidspress. Den traditionella metoden kan ha sina användningsområden (och missförstå oss inte, Tutman har till vissa sammanhang skapat bilder med hundratals animerade objekt staplade på varandra), men kolla först om inte Magisk flytt kan göra ett liknande jobb snabbare och mer överskådligt.

Kan det blir smidigare?

Jo, du kan förstås anlita Tutman för dina presentationer. Läs mer här!

Skalbar struktur

Blomkål med skalbar struktur - foto av Smabs Sputzer

Vi har tidigare förordat storyboards som ett sätt att arbeta med presentationens struktur. När du gör det, har du ett antal val. Den första frågeställningen är förstås vilken struktur du ska använda.

De tre S:en

Ett vanligt presentationsråd, som gäller strukturens allra grövsta indelning, är de tre S:en:

  1. Säg vad du ska säga
  2. Säg det
  3. Säg vad det var du sa

Det är alltid en början, men det är inte mycket till vägledning för den egentliga planeringen. Det är dessutom en struktur som å ena sidan kan vara förutsägbar och tjatig, å andra sidan nödvändig – allt beror på ämnet, situationen och publiken. Poängen med de tre S:en är att det ofta är en fördel att vara tydlig och presentera sin slutsats direkt, särskilt om ämnet är strategiskt och publiken insatt men kanske informationsöverlastad. Däremot kan den vara mindre lyckad om du antar att din publik inte alls kommer att hålla med om eller gilla din slutsats. Då är det bättre att börja med något de kan hålla med om. Det kan i många fall åstadkommas med en kronologisk struktur (i går – i dag – i morgon) eller en problemorienterad struktur (problem – konsekvenser – lösning).

Skala upp eller ner

Men oavsett om du ska berätta hur det gått för ett projekt, övertyga beslutsfattare att välja en specifik lösning, redogöra för forskningsresultat eller sätta in en fråga i ett större sammanhang, vill jag lämna ett viktigare råd: försök göra din struktur övertygande, minnesvärd och skalbar.

Om vi återknyter till exemplet med Steve Jobs tal till examensstudenterna, är ett starkt och enhetligt tema ovärderligt för ett bra framträdande. Temat – eller huvudbudskapet – är den översta nivån i en skalbar struktur.

Därefter kommer nivå två, ett antal argument som ska stödja huvudbudskapet. Jobs följer den klassiska grundregeln med tre argument. Tre är överhuvudtaget ett överlägset tal i allt berättande (om du någonsin undrar över hur många du ska ha av nästan vad som helst i framställningen, då är tre ett givet svar; när det inte är ett eller noll). Fler argument riskerar att trötta ut publiken och minska slagkraften i varje.

Jobs tal innehåller också på klassiskt vis en tredje nivå, med en rad bevis eller illustrerande exempel för varje argument.

Man kan tänka sig ytterligare en nivå med fler detaljer, men detta är grunden för en skalbar struktur.

[quote]En skalbar struktur innebär att talaren med samma grundmaterial kan hålla låda i 5 minuter likaväl som 30 eller 90.[/quote]

Skillnaden är bara mängden detaljer – antalet bevis eller illustrationer – som ryms i varje segment.

När talartiden är knapp kan du med en skalbar struktur skippa detaljerna. Temat och huvudargumenten är desamma. Detta gäller även presentationens bilder, eftersom du säkert har en eller ett par bilder för det övergripande temat, en för varje huvuddel och sedan ett varierande antal för de illustrerande exemplen. Dölj (eller ta bort) exemplen och du har en minimialistisk kortversion av samma framförande.

 

Bilden på romanescon är tagen av Smabs Sputzer.

 

Back to basics

Lärdomar från en presentationskatastrof

Vad är det värsta som kan hända en presentatör? Att tekniken pajar, så att inget blir visat? Det är förstås illa, men det allra värsta är nog att oförberedd tvingas hålla en dåligt sammansatt presentation, inför en publik som blir allt mer less eller förvirrad.

Häromdagen bevittnade jag en sådan presentation. Jag var kallad till ett möte tillsammans med ett par hundra andra brukare, som en numera kallas när en tar del av samhälleliga nyttigheter. Låt mig nu beskriva detta möte ur presentationsperspektiv.

Mötesledaren är chef för verksamheten och hälsar oss välkomna genom att visa oss en flera meter stor projektion av ett datorskrivbord. Mappar, dokument, programikoner huller om buller, ovanpå en halvprivat skrivbordsbild.

[quote]Lärdom nummer ett: låten duken vara svart eller visa din presentations första bild när åhörarna kommer in.[/quote]

Mötet börjar så genom att mötesledaren öppnar ett PowerPoint-dokument i redigeringsläge. Ni vet; med menyer, verktygslister, en kolumn med bildminiatyrer till vänster och en förhandsvy till höger. Mötesledaren väljer att fortsätta ha det så. Jag tror först att hon har glömt starta presentationen, men förstår sedan att det är medvetet. På så sätt ser hon miniatyrerna av bilderna efter den nuvarande. Det hjälper antagligen henne att komma ihåg och vid behov hoppa runt bland bilderna. Problemet är bara att vi också ser samma sak. Däremot ser vi inte presentationsbilderna i den storlek de är skapta för.

[quote]Lärdom nummer två: inse att din dators skärm och presentationsduken ska visa olika saker. Anteckningar, nästa bild, klockor och andra presentatörsverktyg på din skärm, själva presentationen och bara den på storbild. Både PowerPoint och Keynote har stöd för detta. Lär dig att stänga av skärmdubblering och att ange på vilken skärm presentationen ska hamna. Det kräver vanligtvis att du ändrar både i systemets kontrollpanel för bildskärmar och i presentationsprogrammets inställningar.[/quote]

Redan första minuten börjar åhörarnas koncentration att skingras. Allt fler undrar var panflöjtstonerna kommer ifrån. ”Kan du stänga av musiken?”, säger någon efter ett tag. Mötesledaren ser frågande ut, men kommer sedan ihåg. Hon hade satt igång en spellista på sin mobil, för att skapa stämning under insläppet. Eftersom telefonen inte var ansluten till en högtalaranläggning kunde ingen människa höra den då, men den framträder desto skrälligare nu, när alla tystnat.

[quote]Lärdom nummer tre: får du en idé som du inte hunnit testa, besinna dig. Se till att utsmycknader, särskilt sådana som är beroende av teknik, fyller sin funktion och är lätta att kontrollera. Annars, skippa.[/quote]

Själva presentationen blir sedan till en provkarta på design- och planeringsmässiga missar, spetsat med ett ogenomtänkt framförande. Alldeles för mycket text – med en oläsligt liten teckenstorlek för att det ändå ska få plats – läses upp ordagrant av mötesledaren, som varje gång vänder ryggen mot åhörarna medan hon läser från duken.

[quote]Lärdom nummer fyra: presentationen ska stötta din berättelse, inte vara din berättelse. Använd enstaka ord eller en kort mening per bild. Vänd inte ryggen mot publiken. För helvete.[/quote]

Presentationens typografi, vars grundutförande säkert tagits fram av organisationens kommunikationsavdelning, varierar våldsamt från bild till bild. Överallt får vi se nya kombinationer av teckenstorlekar, typsnittsvikt och marginalinställningar.

[quote]Lärdom nummer fem: håll dig till mallen! Om mallen inte fungerar för ditt syfte, prata med dem som gjort den, modifiera den om så behövs, men ändra inte på varje enskild bild.[/quote]

Vid ett tillfälle presenteras ett antal medarbetare på scenen. Samtidigt visas namnen på medarbetarna. Tyvärr inte just de medarbetare som står på scenen, så mötesledaren hoppar lite fram och tillbaka mellan olika namnlistor så att nästan alla namn som sägs också blir visade. Sedan byts medarbetarna ut mot andra och hoppandet mellan olika skyltar fortsätter. Förvirringen tilltar.

[quote]Lärdom nummer sex: tänk igenom innehållet på dina bilder. Sätt dem i rätt ordning. Om andra ska medverka i framträdandet, gör klart hur i förväg och kommunicera detta med alla inblandade.[/quote]

I en av alla punktlistor som fyller duken finns en rad facktermer. Varje term resulterar i att mötesledaren blir avbruten med frågor om vad det ena eller andra betyder.

[quote]Lärdom nummer sju: utgå från publikens förkunskaper när du formulerar dig. Uttryck dig så att alla förstår. Återanvänd inte interna bilder utan att fundera över om de fungerar även för utomstående.[/quote]

Sluttiden för mötet är sedan passerad med råge och det måste avbrytas innan det riktigt känns färdigt. Åhörarna ser ju dessutom att flera bilder inte blivit visade och lämnar salen i en blandning av snopenhet och frustration.

[quote]Lärdom nummer åtta: ta tid på dig själv och öva, öva, öva.[/quote]

Kan det bli sämre?

Jo, faktiskt. Det finns några  saker till som kan sänka en presentation ända till botten. För det första kunde talaren ha börjat med att säga att hon inte är förberedd, eller kommer att få ont om tid och inte vet hur det ska gå. Det hade i det här fallet i och för sig varit sant, men det är annars onödigt att göra åhörarna skeptiskt inställda redan innan man börjat. Sedan kunde hon ha missuppfattat vilka som var där för att lyssna; det är tyvärr alltför vanligt. Hon kunde också ha kryddat bilderna med diagram och pilar som är omöjliga att förstå. Lyckligtvis klarade vi oss undan det denna gång.

Grundläggande regler

Sammantaget kan sägas att den viktigaste frågan som den här mötesledaren borde ställt sig är: blir mötet bättre av en presentation? I det här fallet är svaret tveklöst nej, särskilt som den i så stora drag bidrar till en bild av organisationen eller individen som oprofessionell.

I övrigt handlar det om rätt enkla rättesnören: konstra inte till det. Om du inte kan design, ta hjälp av någon. Var kort och koncis. Se presentationen som något som ska förstärka det du säger. Har du inget att säga kan ingen presentation i världen hjälpa dig. Förbered dig och andra medverkande. Och öva!

Koll på historien med storyboard

Storyboard of Steve Jobs Stanford Speech

Ett storyboard, eller bildmanus som det kallas i den svenska filmvärlden, är en visuell version av ett manus. Det är vanligen både enklare och mer detaljerat än texten, eftersom det inte innehåller allt som sägs eller händer, men samtidigt är en tolkning av mycket av det som inte direkt är utskrivet. Till exempel kameravinklar, miljöer, rörelser och placeringar av människor och föremål.

I film- och tv-produktion är det ett viktigt instrument för att avgöra vilka kamerauppställningar som kan behövas och vilka delar av miljön som måste byggas upp eller belysas. Bildmanuset är inte sällan ritat på en lapp per scen eller kameravinkel och sedan uppsatt i ordning på en vägg. Det gör det lättare att föreställa sig hur filmen kommer att bli. Genom att flytta runt lapparna kan filmskaparna testa hur det blir om scenerna placeras i en annan ordning.

[quote]Du anar säkert att den här tekniken, i en enklare form, kan vara användbar när du förbereder en presentation.[/quote]

Och det stämmer. Det finns flera poänger med att bryta ner sin presentation på det här sättet.

PostIt-lappar med rubriker

sIllustrationen ovan visar hur Steve Jobs berömda tal för avgångsklasserna vid Stanford 2005 skulle kunna se ut som storyboard av Post It-lappar. Berättelsen har och behöver ingen visuell presentation, men den funkar bra som exempel. För det första har talet ett övergripande tema, som gör det helgjutet och slagkraftigt (temat är i det här fallet relativt givet av sammanhanget, men Jobs håller sig väl inom relativt snäva ramar).

Talet följer en enkel struktur: bortsett från inledning och avslutning är det tre delar, som i kronologisk ordning gör nedslag i olika perioder och livshändelser. De gula PostIt-lapparna är talets huvudavsnitt, de gröna mindre beståndsdelar inom varje avsnitt. Det går att se de gröna lapparna som talets bevis eller illustrationer för varje huvuddel. Notera att Jobs snyggt avslutade varje huvuddel med ett sammanfattande råd (“trust your gut”, “find what you love”…). En annan styrka i talet är att det inte innehåller några utvikningar utanför temat. Det hade naturligtvis gått att klämma in en rad intressanta anekdoter från talarens liv, men det hade säkerligen försvagat slagkraften. Jobs var en mästare på att förstärka genom att utesluta.

Överblick och flexibilitet

Tänk dig nu att du har skrivit ett manus och bryter ned det till lappar på detta sätt. Det går ganska fort och uppsatta framför dig på skrivbordet kan de ge dig en helt annan överblick än några A4-sidor text.

Du kan leka med ordningen. Är det kanske mer effektivt att, som i många romaner och filmer, börja med slutet? Vad händer då med övriga delar? Kanske någon del kan tas bort eller kortas?

En bild per lapp

Lapparna – ditt storyboard – underlättar också när du ska göra bilder i till exempel Keynote eller PowerPoint. En tumregel, som du förstås gärna får göra avsteg ifrån, är att varje storyboardlapp kräver en bild.

Ska du  göra framträdandet tillsammans med någon annan som har skrivit sitt eget manus, är ett storyboard oöverträffat när ni ska träffas och väva samman era avsnitt. Slutligen är det en bra hjälp när du ska öva in ditt prat. För visst tänker du hålla presentationen utantill?

[box type=”info” style=”rounded”]Kuriosa: Det har senare framkommit att Steve Jobs inte var ensam om att formulera det hyllade talet. Prisbelönta manusförfattaren Aaron Sorkin hjälpte till, men säger att tankarna var helt och hållet Jobs.[/box]

Varning för punktlistor

Varning för punktlistor i PowerPoint

Att låta sig styras av verktygen och de vanliga maneren i PowerPoint är ofta ett misstag. Det är ett klassiskt exempel på när form sätts före innehåll (och utan att formen är något att ha den heller). Inget är bättre exempel på detta än punktlistor.

Nästan alla presentationer innehåller punktlistor. Varför då? För att det är lätt att göra punktlistor. Det är bland det första nybörjaren lär sig. Ett annat skäl är att du som presentatör kan få en skön känsla av att ditt föredrag har struktur och logik, bara för att det du säger ser ordnat ut.

Därför vill jag vara tydlig: det är sällan en punktlista är det bästa sättet att säga något, eftersom (varning: punktlista!)…

  • Det är dåligt flyt i en punktlista. Den är ju till sin natur uppdelad och berättandet blir staccato-artat. Den värsta varianten av detta är naturligtvis när föredragshållaren ordagrant läser upp sina punkter, men även annars är riskerna stora att du hamnar i en tristessframkallande, repetitiv rytm.
  • Ju fler punkter du levererar på samma bild, desto säkrare kan du vara på att publiken sitter och läser något annat än det du just nu vill att de ska höra.
  • När varje punkt på PowerPoint-vis levereras efter varandra, innehåller formen också ett dramaturgiskt löfte; att vi står inför ett avslöjande och snart, vid nästa klick, får veta något spännande. Det här löftet infrias sällan och det blir bara platt.
  • Punktlistor brukar innebära att bilden blir full av text. Det är inte bara fult, det tar också fokus från talet och budskapet.

Trolla bort en punktlista – tvåstegsmetoden

Men om du nu sitter där med neslig punktlista och inte vet hur du ska bli av med den – testa det här:

Börja med att försöka sammanfatta varje punkt i helst ett, max tre nyckelord. Skriv dessa nyckelord som enda text på en bild (prova gärna en layout som är avsedd för endast en titel). Upprepa för varje punkt. Din punktlista har nu förvandlats till ett antal enskilda bilder som kan levereras i takt med att din berättelse fortskrider. Mycket vilsammare för ögonen, med större potential för dynamik och dramatik.

Den här enkla metoden kan lätt varieras med att byta ut nyckelorden mot en bild.

Det är allt. Simsalabim. Borta.

Presentation som accent

I den här lilla serien av presentationstips har vi hittills uppmanat alla att ifrågasätta om de alls behöver PowerPoint-bilder, vi har talat oss varma för reducerandes svåra konst och nu önskar vi att ni tar det lite lugnt med punktlistorna. Det finns en röd tråd här, eller hur? [quote]Det handlar helt enkelt om att inte använda presentationshjälpmedlen slentrianmässigt. [/quote] Att sätta sitt budskap främst och låta verktygen stödja, understryka. Att låta presentationsbilderna fungera mer som accenter och associationer än som faktablad. Om du beaktar detta aldrig så lite nästa gång du blir sugen på att skapa en punktlista lovar jag att din presentation vinner stort på det.

Reducera

Sour Cherry Sauce Reduction. Foto: Christina Millioni

Det här rådet ger jag oftare än något annat, eftersom det har en förmåga att lösa så många olika slags problem. Är ämnet svårt att greppa? Är exemplen för omständliga? Blir det för många bilder och för många punktlistor? Spricker tidschemat?

Då är det dags att reducera. Det gäller att bestämma sig för vad som är viktigast, koka ner innehållet till det och hålla fast vid det. Det är svårt, men näst efter övning är det oslagbart när det gäller att förbättra ett framförande.

Det gäller vad du säger och i ännu högre grad vad du visar. Den gamla sanningen att en bild säger mer än tusen ord, brukar därför i presentationssammanhang kunna kompletteras med en till: [quote]en bild säger mer än tusen bilder.[/quote]

En enkel regel

När du ska bestämma vad en bild i en presentation ska innehålla, är alltså regeln enkel: så lite som möjligt. Så få ord som möjligt, så få grafiska element som möjligt.

Det finns ju flera skäl till detta. Det första är läsbarhet. En klassisk miss är att ha så mycket text att typsnittsgraden måste göras minimal för att allt ska få plats, med följden att stora delar av publiken inte kan eller orkar läsa vad som står.

Ett annat skäl är att behålla fokus på det du vill ha sagt. Det gäller särskilt när du vill använda diagram och andra förklarande figurer. Om ingen bortanför tredje raden kan läsa etiketterna för Y-axeln, då är det nog bäst att ta bort dem. Det blir snyggare och förhindrar att folk tänker mer på vad de inte kan se än vad du berättar.

Reducera med hänsyn till publiken

Kom ihåg att man kan reducera på olika sätt och att olika ämnen och publiker kan kräva olika slags reduktion. En publik kanske behöver slippa teknikaliteter och detaljer. En annan publik kan behöva slippa målande utvecklingar. En tredje publik kanske behöver just det; att få samma sak beskriven på olika sätt, hellre än att höra många olika saker.

Kanske bara ett ord?

Nästa gång du skapar en presentation, testa varje mening på skärmen. Kan du ta bort ett ord till, eller en hel bisats? Kan kanske ett ord säga allt som behövs? Kan du strunta i någon bild och bara välja en?

På tal om det: fotot på körsbär som är på väg att reduceras till en Sour Cherry Sauce är taget av Christina Millioni.

 

Välkomna tillbaka om någon vecka för del tre i denna serie!

När den bästa presentationen

är ingen presentation alls

Dra för att tänka till

Så, du har fått i uppdrag att tala inför publik i något sammanhang och sitter nu och stirrar på en tom PowerPoint-yta.

Innan du fastnar i att byta bakgrunder och testa den ena övergångseffekten efter den andra, är mitt första råd enkelt: stäng av datorn, läsplattan eller vad du nu har för hjälpmedel. Ta i stället en promenad och fundera på dessa tre saker:

  1. Vad vill du att åhörarna ska veta när du pratat färdigt?
  2. Vad vill du att de ska känna?
  3. Vad vill du att de ska göra?

Det personliga engagemanget

Svaren på frågorna ger dig ett antal målsättningar med framträdandet. Fundera nu på om någon av dem egentligen blir lättare att uppnå bara för att du vevar igång en PowerPoint-presentation.

Förvånansvärt ofta är svaret nej.
Förvånansvärt ofta är ett personligt tilltal och ett kännbart engagemang mer effektivt.
Och förvånansvärt ofta gör presentationen det svårare att vara just personlig och engagerad.

[quote]Nu kanske jag skjuter mig i foten, men det kan inte hjälpas. För trots att Tutman hjälper kunder just med att göra presentationer så bra de kan bli, vill jag här slå ett slag för att skippa presentationen helt.[/quote]

Använd tiden rätt

Att göra en bra presentation tar tid. Om du lägger samma tid på ditt budskap och filar på hur du levererar det, undviker du alla fallgroparna i ett slag och kommer samtidigt långt på vägen mot ett riktigt bra framförande.

Öva är viktigast

Därmed inte sagt att du inte kan behöva stöd, även om hjälpen är av ett annat slag än just Tutmans insatser brukar handla om. Många känner sig nervösa inför att tala inför publik, andra har svårt att hitta sin egen ”röst” och sin berättelse. Nästan alla behöver hjälp med det kanske allra viktigaste: att öva. Som tur är finns det duktig hjälp att få även här, med konsulter som till exempel ZicZac Produktion, som kan hjälpa talare att göra framträdandet levande, angeläget och slagkraftigt. Rekommenderas.

Men. Om du, trots den där funderaren, kommer fram till att en presentation ändå vore bra eller kanske till och med nödvändig, ja, då är det bara att hänga kvar. Snart kommer del två i denna serie. Samma plats, samma kanal. Vi hörs!

SparaSpara

SparaSpara

SparaSpara