Etikett: PowerPoint

Vad är det värsta som kan hända en presentatör? Att tekniken pajar, så att inget blir visat? Det är förstås illa, men det allra värsta är nog att oförberedd tvingas hålla en dåligt sammansatt presentation, inför en publik som blir allt mer less eller förvirrad.

Häromdagen bevittnade jag en sådan presentation. Jag var kallad till ett möte tillsammans med ett par hundra andra brukare, som en numera kallas när en tar del av samhälleliga nyttigheter. Låt mig nu beskriva detta möte ur presentationsperspektiv.

Mötesledaren är chef för verksamheten och hälsar oss välkomna genom att visa oss en flera meter stor projektion av ett datorskrivbord. Mappar, dokument, programikoner huller om buller, ovanpå en halvprivat skrivbordsbild.

Lärdom nummer ett: låt duken vara svart eller visa din presentations första bild när åhörarna kommer in.

Mötet börjar så genom att mötesledaren öppnar ett PowerPoint-dokument i redigeringsläge. Ni vet; med menyer, verktygslister, en kolumn med bildminiatyrer till vänster och en förhandsvy till höger. Mötesledaren väljer att fortsätta ha det så. Jag tror först att hon har glömt starta presentationen, men förstår sedan att det är medvetet. På så sätt ser hon miniatyrerna av bilderna efter den nuvarande. Det hjälper antagligen henne att komma ihåg och vid behov hoppa runt bland bilderna. Problemet är bara att vi också ser samma sak. Däremot ser vi inte presentationsbilderna i den storlek de är skapta för.

Lärdom nummer två: inse att din dators skärm och presentationsduken ska visa olika saker. Anteckningar, nästa bild, klockor och andra presentatörsverktyg på din skärm, själva presentationen och bara den på storbild. Både PowerPoint och Keynote har stöd för detta. Lär dig att stänga av skärmdubblering och att ange på vilken skärm presentationen ska hamna. Det kräver vanligtvis att du ändrar både i systemets kontrollpanel för bildskärmar och i presentationsprogrammets inställningar.

Redan första minuten börjar åhörarnas koncentration att skingras. Allt fler undrar var panflöjtstonerna kommer ifrån. ”Kan du stänga av musiken?”, säger någon efter ett tag. Mötesledaren ser frågande ut, men kommer sedan ihåg. Hon hade satt igång en spellista på sin mobil, för att skapa stämning under insläppet. Eftersom telefonen inte var ansluten till en högtalaranläggning kunde ingen människa höra den då, men den framträder desto skrälligare nu, när alla tystnat.

Lärdom nummer tre: får du en idé som du inte hunnit testa, besinna dig. Se till att utsmyckningar, särskilt sådana som är beroende av teknik, fyller sin funktion och är lätta att kontrollera. Annars, skippa.

Själva presentationen blir sedan till en provkarta på design- och planeringsmässiga missar, spetsat med ett ogenomtänkt framförande. Alldeles för mycket text – med en oläsligt liten teckenstorlek för att det ändå ska få plats – läses upp ordagrant av mötesledaren, som varje gång vänder ryggen mot åhörarna medan hon läser från duken.

Lärdom nummer fyra: presentationen ska stötta din berättelse, inte vara din berättelse. Använd enstaka ord eller en kort mening per bild. Vänd inte ryggen mot publiken. För helvete.

Presentationens typografi, vars grundutförande säkert tagits fram av organisationens kommunikationsavdelning, varierar våldsamt från bild till bild. Överallt får vi se nya kombinationer av teckenstorlekar, typsnittsvikt och marginalinställningar.

Lärdom nummer fem: håll dig till mallen! Om mallen inte fungerar för ditt syfte, prata med dem som gjort den, modifiera den om så behövs, men ändra inte på varje enskild bild.

Vid ett tillfälle välkomnas ett antal medarbetare upp på scenen. Samtidigt visas namnen på medarbetarna. Tyvärr inte just de medarbetare som står på scenen, så mötesledaren hoppar lite fram och tillbaka mellan olika namnlistor så att nästan alla namn som sägs också blir visade. Sedan byts medarbetarna ut mot andra och hoppandet mellan olika skyltar fortsätter. Förvirringen tilltar.

Lärdom nummer sex: tänk igenom innehållet på dina bilder. Sätt dem i rätt ordning. Om andra ska medverka i framträdandet, gör klart hur i förväg och kommunicera detta med alla inblandade.

I en av alla punktlistor som fyller duken finns en rad facktermer. Varje term resulterar i att mötesledaren blir avbruten med frågor om vad det ena eller andra betyder.

Lärdom nummer sju: utgå från publikens förkunskaper när du formulerar dig. Uttryck dig så att alla förstår. Återanvänd inte interna bilder utan att fundera över om de fungerar även för utomstående.

Sluttiden för mötet är sedan passerad med råge och det måste avbrytas innan det riktigt känns färdigt. Åhörarna ser ju dessutom att flera bilder inte blivit visade och lämnar salen i en blandning av snopenhet och frustration.

Lärdom nummer åtta: ta tid på dig själv och öva, öva, öva.

Kan det bli sämre?

Jo, faktiskt. Det finns några saker till som kan sänka en presentation ända till botten. För det första kunde talaren ha börjat med att säga att hon inte är förberedd, eller kommer att få ont om tid och inte vet hur det ska gå. Det hade i det här fallet i och för sig varit sant, men det är annars onödigt att göra åhörarna skeptiskt inställda redan innan man börjat. Sedan kunde hon ha missuppfattat vilka som var där för att lyssna; det är tyvärr alltför vanligt. Hon kunde också ha kryddat bilderna med diagram och pilar som är omöjliga att förstå. Lyckligtvis klarade vi oss undan det denna gång.

Grundläggande regler (back to basics)

Sammantaget kan sägas att den viktigaste frågan som den här mötesledaren borde ställt sig är: blir mötet bättre av en presentation? I det här fallet är svaret tveklöst nej, särskilt som den i så stora drag bidrar till en bild av organisationen eller individen som oprofessionell.

I övrigt handlar det om rätt enkla rättesnören:

• Utgå från publiken – vad och hur du säger det ska avgöras av åhörarnas behov och förkunskaper.
• Konstra inte till det.
• Om du inte kan design, ta hjälp av någon.
• Var kort och koncis.
• Se presentationen som något som ska förstärka det du säger. Har du inget att säga kan ingen presentation i världen hjälpa dig.
• Förbered dig och andra medverkande.
• Och öva!

Ett storyboard, eller bildmanus som det kallas i den svenska filmvärlden, är en visuell version av ett manus. Det är vanligen både enklare och mer detaljerat än texten, eftersom det inte innehåller allt som sägs eller händer, men samtidigt är en tolkning av mycket av det som inte direkt är utskrivet. Till exempel kameravinklar, miljöer, rörelser och placeringar av människor och föremål.

I film- och tv-produktion är det ett viktigt instrument för att avgöra vilka kamerauppställningar som kan behövas och vilka delar av miljön som måste byggas upp eller belysas. Bildmanuset är inte sällan ritat på en lapp per scen eller kameravinkel och sedan uppsatt i ordning på en vägg. Det gör det lättare att föreställa sig hur filmen kommer att bli. Genom att flytta runt lapparna kan filmskaparna testa hur det blir om scenerna placeras i en annan ordning.

Du anar säkert att den här tekniken, i en enklare form, kan vara användbar när du förbereder en presentation.

Och det stämmer. Det finns flera poänger med att bryta ner sin presentation på det här sättet.

PostIt-lappar med rubriker

Illustrationen ovan visar hur Steve Jobs berömda tal för avgångsklasserna vid Stanford 2005 skulle kunna se ut som storyboard av Post It-lappar. Berättelsen har och behöver ingen visuell presentation, men den funkar bra som exempel. För det första har talet ett övergripande tema, som gör det helgjutet och slagkraftigt (temat är i det här fallet relativt givet av sammanhanget, men Jobs håller sig väl inom relativt snäva ramar).

Talet följer en enkel struktur: bortsett från inledning och avslutning är det tre delar, som i kronologisk ordning gör nedslag i olika perioder och livshändelser. De gula PostIt-lapparna är talets huvudavsnitt, de gröna mindre beståndsdelar inom varje avsnitt. Det går att se de gröna lapparna som talets bevis eller illustrationer för varje huvuddel. Notera att Jobs snyggt avslutade varje huvuddel med ett sammanfattande råd (”trust your gut”, ”find what you love”…). En annan styrka i talet är att det inte innehåller några utvikningar utanför temat. Det hade naturligtvis gått att klämma in en rad intressanta anekdoter från talarens liv, men det hade säkerligen försvagat slagkraften. Jobs var en mästare på att förstärka genom att utesluta.

Överblick och flexibilitet

Tänk dig nu att du har skrivit ett manus och bryter ned det till lappar på detta sätt. Det går ganska fort och uppsatta framför dig på skrivbordet kan de ge dig en helt annan överblick än några A4-sidor text.

Du kan leka med ordningen. Är det kanske mer effektivt att, som i många romaner och filmer, börja med slutet? Vad händer då med övriga delar? Kanske någon del kan tas bort eller kortas?

En bild per lapp

Lapparna – ditt storyboard – underlättar också när du ska göra bilder i till exempel Keynote eller PowerPoint. En tumregel, som du förstås gärna får göra avsteg ifrån, är att varje storyboardlapp kräver en bild.

Ska du göra framträdandet tillsammans med någon annan som har skrivit sitt eget manus, är ett storyboard oöverträffat när ni ska träffas och väva samman era avsnitt. Slutligen är det en bra hjälp när du ska öva in ditt prat. För visst tänker du hålla presentationen utantill?

Kuriosa: Det har senare framkommit att Steve Jobs inte var ensam om att formulera det hyllade talet. Prisbelönta manusförfattaren Aaron Sorkin hjälpte till, men säger att tankarna var helt och hållet Jobs.

Att låta sig styras av verktygen och de vanliga maneren i PowerPoint är ofta ett misstag. Det är ett klassiskt exempel på när form sätts före innehåll (och utan att formen är något att ha den heller). Inget är bättre exempel på detta än punktlistor.

Nästan alla presentationer innehåller punktlistor. Varför då? För att det är lätt att göra punktlistor. Det är bland det första nybörjaren lär sig. Ett annat skäl är att du som presentatör kan få en skön känsla av att ditt föredrag har struktur och logik, bara för att det du säger ser ordnat ut.

Därför vill jag vara tydlig: det är sällan en punktlista är det bästa sättet att säga något, eftersom (varning: punktlista!)…

• Det är dåligt flyt i en punktlista. Den är ju till sin natur uppdelad och berättandet blir staccato-artat. Den värsta varianten av detta är naturligtvis när föredragshållaren ordagrant läser upp sina punkter, men även annars är riskerna stora att du hamnar i en tristessframkallande, repetitiv rytm.
• Ju fler punkter du levererar på samma bild, desto säkrare kan du vara på att publiken sitter och läser något annat än det du just nu vill att de ska höra.
• När varje punkt på PowerPoint-vis levereras efter varandra, innehåller formen också ett dramaturgiskt löfte; att vi står inför ett avslöjande och snart, vid nästa klick, får veta något spännande. Det här löftet infrias sällan och det blir bara platt.
• Punktlistor brukar innebära att bilden blir full av text. Det är inte bara fult, det tar också fokus från talet och budskapet.

Trolla bort en punktlista – tvåstegsmetoden

Men om du nu sitter där med neslig punktlista och inte vet hur du ska bli av med den – testa det här:

Börja med att försöka sammanfatta varje punkt i helst ett, max tre nyckelord. Skriv dessa nyckelord som enda text på en bild (prova gärna en layout som är avsedd för endast en titel). Upprepa för varje punkt. Din punktlista har nu förvandlats till ett antal enskilda bilder som kan levereras i takt med att din berättelse fortskrider. Mycket vilsammare för ögonen, med större potential för dynamik och dramatik.

Den här enkla metoden kan lätt varieras med att byta ut nyckelorden mot en bild.

Det är allt. Simsalabim. Borta.

Presentation som accent

I den här lilla serien av presentationstips har vi hittills uppmanat alla att ifrågasätta om de alls behöver PowerPoint-bilder, vi har talat oss varma för reducerandes svåra konst och nu önskar vi att ni tar det lite lugnt med punktlistorna.

Det finns en röd tråd här, eller hur? Det handlar helt enkelt om att inte använda presentationshjälpmedlen slentrianmässigt. Att sätta sitt budskap främst och låta verktygen stödja, understryka. Att låta presentationsbilderna fungera mer som accenter och associationer än som faktablad. Om du beaktar detta aldrig så lite nästa gång du blir sugen på att skapa en punktlista lovar jag att din presentation vinner stort på det.

Det här rådet ger jag oftare än något annat, eftersom det har en förmåga att lösa så många olika slags problem. Är ämnet svårt att greppa? Är exemplen för omständliga? Blir det för många bilder och för många punktlistor? Spricker tidschemat?

Då är det dags att reducera. Det gäller att bestämma sig för vad som är viktigast, koka ner innehållet till det och hålla fast vid det. Det är svårt, men näst efter övning är det oslagbart när det gäller att förbättra ett framförande.

Det gäller vad du säger och i ännu högre grad vad du visar. Den gamla sanningen att en bild säger mer än tusen ord, brukar därför i presentationssammanhang kunna kompletteras med en till: en bild säger mer än tusen bilder.

En enkel regel

När du ska bestämma vad en bild i en presentation ska innehålla, är alltså regeln enkel: så lite som möjligt. Så få ord som möjligt, så få grafiska element som möjligt.

Det finns ju flera skäl till detta. Det första är läsbarhet. En klassisk miss är att ha så mycket text att typsnittsgraden måste göras minimal för att allt ska få plats, med följden att stora delar av publiken inte kan eller orkar läsa vad som står.

Ett annat skäl är att behålla fokus på det du vill ha sagt. Det gäller särskilt när du vill använda diagram och andra förklarande figurer. Om ingen bortanför tredje raden kan läsa etiketterna för Y-axeln, då är det nog bäst att ta bort dem. Det blir snyggare och förhindrar att folk tänker mer på vad de inte kan se än vad du berättar.

Reducera med hänsyn till publiken

Kom ihåg att man kan reducera på olika sätt och att olika ämnen och publiker kan kräva olika slags reduktion. En publik kanske behöver slippa teknikaliteter och detaljer. En annan publik kan behöva slippa målande utvecklingar. En tredje publik kanske behöver just det; att få samma sak beskriven på olika sätt, hellre än att höra många olika saker.

Kanske bara ett ord?

Nästa gång du skapar en presentation, testa varje mening på skärmen. Kan du ta bort ett ord till, eller en hel bisats? Kan kanske ett ord säga allt som behövs? Kan du strunta i någon bild och bara välja en?

På tal om det: fotot på körsbär som är på väg att reduceras till en Sour Cherry Sauce är taget av Christina Millioni.

Välkomna tillbaka om någon vecka för del tre i denna serie!

Så, du har fått i uppdrag att tala inför publik i något sammanhang och sitter nu och stirrar på en tom PowerPoint-yta.

Innan du fastnar i att byta bakgrunder och testa den ena övergångseffekten efter den andra, är mitt första råd enkelt: stäng av datorn, läsplattan eller vad du nu har för hjälpmedel. Ta i stället en promenad och fundera på dessa tre saker:

1. Vad vill du att åhörarna ska veta när du pratat färdigt?
2. Vad vill du att de ska känna?
3. Vad vill du att de ska göra?

Det personliga engagemanget

Svaren på frågorna ger dig ett antal målsättningar med framträdandet. Fundera nu på om någon av dem egentligen blir lättare att uppnå bara för att du vevar igång en PowerPoint-presentation.

Förvånansvärt ofta är svaret nej.
Förvånansvärt ofta är ett personligt tilltal och ett kännbart engagemang mer effektivt.
Och förvånansvärt ofta gör presentationen det svårare att vara just personlig och engagerad.

Nu kanske jag skjuter mig i foten, men det kan inte hjälpas. För trots att Tutman hjälper kunder just med att göra presentationer så bra de kan bli, vill jag här slå ett slag för att skippa presentationen helt.

Använd tiden rätt

Att göra en bra presentation tar tid. Om du lägger samma tid på ditt budskap och filar på hur du levererar det, undviker du alla fallgroparna i ett slag och kommer samtidigt långt på vägen mot ett riktigt bra framförande.

Öva är viktigast

Därmed inte sagt att du inte kan behöva stöd, även om hjälpen är av ett annat slag än just Tutmans insatser brukar handla om. Många känner sig nervösa inför att tala inför publik, andra har svårt att hitta sin egen ”röst” och sin berättelse. Nästan alla behöver hjälp med det kanske allra viktigaste: att öva. Som tur är finns det duktig hjälp att få även här, med konsulter som till exempel ZicZac Produktion, som kan hjälpa talare att göra framträdandet levande, angeläget och slagkraftigt. Rekommenderas.

Men. Om du, trots den där funderaren, kommer fram till att en presentation ändå vore bra eller kanske till och med nödvändig, ja, då är det bara att hänga kvar. Snart kommer del två i denna serie. Samma plats, samma kanal. Vi hörs!

SparaSpara

SparaSpara

SparaSpara