Tack för att ni inte kom!

Programmet/appen Keynote från Apple har en funktion få känner till: möjligheten att presentera på distans, för en inbjuden publik som kan sitta var som helst i världen. Den heter Keynote Live.

Även om du aldrig tidigare haft behov av det, kan det nu i Coronavirusets tid plötsligt te sig som riktigt intressant. Så hur funkar det? Rätt OK, faktiskt, om du vet vad du får.

Först ska sägas att Keynote Live har en rad begränsningar. Vi kommer till dem, men först grunderna – vad det är du kan göra och hur. Vi utgår här från Keynote för Mac, men principen är densamma för iPhone och iPad.

Vem är det här inlägget till för?

Några snabba tips för dig som har…

  • förberett en ganska normal presentation i Keynote
  • svårt att vara på samma plats som publiken
  • tvivel på att Skype kommer att fungera i sammanhanget
  • lite ont om tid

Nu till hur du kommer igång, en ganska kort instruktion i tre steg:

1. Aktivera Keynote Live

Du måste vara inloggad på iCloud på den enhet du ska presentera med. Första steget är att antingen klicka på Keynote Live i verktygsfältet, eller gå via Dela i menyraden (som bilden visar).

Starta Keynote Live på en Mac

Då öppnas en dialogruta, där det bara är att klicka på Fortsätt. Datorn förbereder nu presentationen för delning. Det kan ta ett litet tag innan nästa dialogruta syns.

2. Bjud in publiken

De som ska se din presentation behöver inte ha ett iCloud-konto eller använda någon Apple-produkt. En vanlig webbläsare räcker, men finns Keynote installerat kommer presentationen visas i det.

Via den här dialogrutan kan du bjuda in publiken, men titta först på “Fler alternativ” nere till vänster. Fäll ner det, så ser du ett par saker till.

Bjud in åskådare till din Keynote Live-presentation!

Dels har du en lång länk. Det är genom att följa den som dina åskådare kommer till din presentation. Den finns här om du vill bjuda in på något eget sätt, till exempel via ett nyhetsbrev eller en pressrelease eller liknande.

Lösenordsdialogrutan för Keynote Live

Dels kan du förse en särskilt hemlig presentation med ett lösenord, så bara de som känner till det kan se. Nu är i och för sig länken rätt svår att lista ut, men för säkerhets skull…

Den blå Bjud in åskådare-knappen låter dig bjuda in via mejl, meddelanden, en länk du kan publicera var som helst eller Airdrop.

Exempel på mejlinbjudan till Keynote Live-presentation
En lätt redigerad variant av Keynotes mejl-inbjudan

Den publik som nu klickar på inbjudan får se en blå skärm som hälsar dem välkomna och informerar om att presentatören inte börjat än.

Välkommen till Keynote Live-skylt
Skärmen som visas medan publiken väntar.

3. Starta presentationen

Detta steg är enkelt. Du klickar på Spela nu och efter några sekunders fördröjning visas första bilden, för dig och alla som hörsammat inbjudan.

Det är allt. Varje byggsteg och bildväxling kommer nu att ske samtidigt på din skärm och hos alla som tittar, med minimal fördröjning.

Men, som sagt, det finns några begränsningar du måste känna till:

Det ser annorlunda ut

Det typsnitt du har valt kommer att bytas ut mot ett generiskt (det verkar vara Apples egna San Francisco, som påminner om Helvetica). För dig som har avancerade presentationer kan detta förstås medföra att layouter helt förändras. Det finns inte heller någon förhandsgranskning av detta. Enda sättet att kolla är bjuda in sig själv, köra en Keynote Live på till exempel datorn och se den från sin mobil.

Dessutom: vissa grafiska detaljer, som till exempel böjda skuggor runt bilder och former, kommer inte alls med. Det här är ett par av de stora begränsningarna med Keynote Live, men det finns fler…

Bekymmer med rösten

Keynote Live är än så länge bara tänkt som ett sätt att spela upp presentationer på distans, synkront med dig som presenterar. Vad du säger måste föras över till åhörarna på annat sätt, till exempel via telefonmöte, grupp-Skype eller grupp-FaceTime.

Det här kan förstås vara den begränsning som gör en eventuell livepresentation meningslös. Om publiken inte kan höra dig samtidigt, kan du ju lika gärna bara skicka ut en pdf av presentationen, som var och en kan beskåda i egen takt.

Alternativ 1: Skype med skärmdelning

Eftersom Skype har en funktion för att dela skärmens innehåll, kan detta vara ett bättre alternativ. En fördel är förstås att det presentatören säger automatiskt följer med. En nackdel är bandbreddsbehovet. Keynote Live för över alla presentationsbilder i början av presentationen och stegar sedan igenom dem när presentatören klickar. Det innebär normalt markant mindre datatrafik och bättre prestanda för publiken.

Skype med skärmdelning funkar förstås bara när åhörarna har Skype-konton. Med Keynote Live behöver publiken bara en webbläsare (eller Keynote på Mac, iPhone eller iPad).

Alternativ 2: PowerPoint

PowerPoint har haft en liknande funktion, med liknande begränsningar. Finessen finns inte alls i den senaste versionen för Mac, men väl för Windows. Men är din presentation redan gjord i Keynote vinner du inget på att konvertera dokumentet och byta dator.

Alternativ 3: Livesänd

Det enklaste är ofta det bästa. Ställ dig i en föreläsningssal, ett konferensrum, klassrum eller annan lokal med projektor eller hyfsat stor skärm, rikta en mobil så att du och hela skärmen syns och livesänd via exempelvis Facebook, Instagram eller Youtube.

Men säg det som är enkelt. För att få livesända från en mobil kräver Youtube att du har minst 1000 prenumeranter. Kanske kan du använda din organisations konto. En livesändning från Facebook eller Instagram når förstås bara respektive användare, men har inte sådana begränsningar.

Kom bara ihåg att kolla bilden. Justera ljuset så att både du och skärmen blir hyfsat exponerade. Kameran kommer sannolikt att blända upp och ner beroende på hur ljusa eller mörka dina presentationsbilder är, så det kan vara bra att använda mobilens selfie-kamera (om den är tillräckligt bra), så att du hela tiden ser förändringarna.

Andra system för konferens och samverkan

Dessutom finns förstås en rad mer eller mindre sofistikerade verktyg för organisationer och team, med egna möjligheter till föreläsningar online och gruppsamtal (Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts Meets, Google Classroom, GoToMeeting, Canvas, Adobe Connect, Cisco Webex, TeamViewer med flera). Dessa är ofta bundna till befintliga organisationsgränser/användargrupper, varför jag nöjer mig med att bara nämna dem här.

Lycka till – och nys i armvecket!

Läs mer

Apple Support: Komma igång med Keynote Live

Behöver du hjälp att hålla en presentation på distans, med ljud och bild på dig och din presentation? Tutman löser det.

Kontakta Tutman