Vad är nytt i Keynote 8?

Keynote 8.0 för macOS / Keynote 4.0 för iOD

I och med dagens evenemang för utbildningssektorn lanserade Apple en svit ny hård- och mjukvara; bland annat höjdes versionsnumret för presentationsprogrammet Keynote till närmsta högre heltal, åtta.

Detta på Mac; på iOS-enheter heter senaste versionen numera 4.0. Men är nyheterna lika stora som sifferbytet låter påskina? Det här är – enligt Apple – de största nyheterna:

  • Inbyggt stöd för samarbete i dokument lagrade på Box (en konkurrent till Dropbox).
  • Nytt diagramformat: munk (alltså, det som motsvarar amerikanskans ”donut”). Har funnits i t ex PowerPoint i åratal. Betyder att du som gillar cirkeldiagram med hål i nu slipper trolla med knäna.
  • Ännu fler former i det medföljande biblioteket. Bra att ha.
  • Nytt fotovisningsverktyg: bildgalleri. Du placerar galleriytan på en diabild och drar sedan dit så många bilder du vill. De skalas till galleriets bredd och höjd och varje klick växlar bland dem. Du kan ha en gemensam eller separata bildtexter under. Endast tre olika animeringar går att välja mellan: visas, flytta in och övertoning. Det här är alltså inte på något vis klassikern Magiska byggen som kommit tillbaka, men ett sätt att enkelt och enhetligt visa flera bilder i rad utan att behöva skapa många diabilder.
  • Ritad grafik – och vi förstår det som kurvor och streck du skapar med pennverktyget – kan nu animeras, i betydelsen ritas upp från ena änden till den andra, till exempel.
  • På iPad får programmet stöd för att rita direkt på diabildsytan med Apple Pencil.

Lite smått och gott, är vår snabba slutsats. Inget som skakar presentationstillverkarens vardag i dess grundvalar, men mer eller mindre välkomna småsaker, beroende på hur en jobbar.

För presentatörer kan det vara av intresse att Keynotes systerprogram Pages för iPad samtidigt fått en slags teleprompterfunktion kallad Presentatörsläge. Du kan alltså placera en iPad framför dig och låta programmet skrolla igenom texten du vill låtsas kunna utantill. Du väljer hastighet och kan pausa genom att nudda skärmen. Det är förstås en enkel funktion utan större ambitioner, men det är lätt att tänka sig hur användbart det vore om det gick att synka med Keynote, så texten följde presentationen eller tvärtom….

SparaSpara

SparaSpara

SparaSpara

SparaSpara

SparaSpara

Ny presentationsapp: Paste

Paiste, en presentationsapp för iPhone X m fl. Superenkel och därför också mycket begränsad, på ett rätt bra sätt. Läs Tutmans sammanfattning!

En anledning till att bryta PowerPoint-slentrianen kan bara vara av godo, så det är med intresse vi noterar ankomsten av Paste, den senaste appen från FiftyThree, företaget som också gör omtyckta ritprogrammet Paper

Missförstå oss inte; en app skapar ingen bra framställning. Något att berätta, engagemang, flyt och publikkontakt skapar en bra framställning. Samtidigt har många säkert märkt hur ett nytt verktyg ibland kan locka fram inspirationen och leda in tankarna på nya vägar. Eller omvänt: ett för komplicerat presentationsprogram riskerar att med sina många finesser och gytter av menyval stå i vägen när du ska uttrycka dig effektivt (och bli klar i tid).

Det är här appen Paste vill komma till nytta. Hur klarar den uppgiften? Vi tar en snabb titt.

På plussidan

Paste började som en webbapplikation, men har nu flyttat in i appformat för iOS. Utan att förlora oss i ett fullskaligt test kan vi konstatera att appen vill vara snygg och enkel. Dra-och-släpp är den viktigaste manövern – en bild, ett Word-dokument, en pdf, en film eller en webblänk omvandlas lätt till en del av en presentation. Färgerna anpassas automatiskt till det som importeras; kort sagt ska användaren spendera mindre tid på att formatera och mer på innehållet.

Paste försöker också vara bra i det lilla formatet; på en stående iPhone- eller iPadskärm visas de enskilda presentationsdelarna som miniatyrer i en lodrätt rad. På en liggande skärm blir miniatyrerna ett rutmönster. Peka på en av dem och den delen fyller skärmen. Svep åt sidan för att gå till nästa. Perfekt när du sitter bredvid dem du berättar för.

Använder ditt team Slack kan Paste integreras för att kunna distribuera, samverka, kommentera och rösta på saker.

Bäst är Paste på iPad. Där är det lätt att både skapa och visa. Avsaknaden av dra-och-släpp gör att iPhone blir bäst för enbart visning.

Minusintryck

Det är kanske orättvist att ta upp saker som appen inte är tänkt att göra, men om du kommer till Paste med PowerPoint i bakhuvudet kommer du att sakna en hel del. Du kan till exempel inte skapa tabeller eller diagram. Du kan inte heller laborera med färger och typsnitt. Det här är helt enkelt ett annat slags verktyg.

För många kommer kostnaden att vara ett hinder. Paste är gratis för upp till tre presentationer (eller ”decks” som FiftyThree kallar dem), men kostar därefter 8 USD i månaden per användare. Det innebär nu c:a 770:- per år och användare. Det är mer än billigaste prenumerationen på hela Office 365 och Keynote är gratis, för att nu göra ett par – lätt haltande, men ändå – jämförelser. Lägg därtill beroendet av Slack för djupare samarbetsfunktioner.

Kort sagt

Det här är appen för ämnen som bäst beskrivs med en eller ett par bilder, en filmsnutt eller några ord i taget. Långa punktlistor och iögonfallande övergångseffekter får du stoppa någon annanstans. Det är precis det som är grejen: många presentationer skulle faktiskt bli bättre om de gjordes i Paste än i till exempel PowerPoint. Publiken skulle då slippa det som brukar avskys mest: en myriad av typsnitt och texteffekter, punktlistor i minimal storlek som löper kant till kant och tabeller som ingen människa kan läsa.

Använder du Slack och har en iPad – testa! Även utan Slack – testa! Om du sedan väljer att betala kontinuerligt, det är en annan sak.

Uppdatering

Från och med version 1.5 finns möjligheten att formatera text något – alltså skapa rubriker, indrag, ”kodblock”, göra texten större eller mindre, kursivera och feta. Utvecklaren har också fallit för trycket och lagt till punktlistor bland formateringsmöjligheterna. Valen är ändå fortsatt begränsade och det är förstås medvetet.

FiftyThree går en svår balansgång. Mer fler och fler designmöjligheter tappar appen successivt en av de bärande idéerna – enkelhet, snabbhet och fokus på budskapet. Är det för spartanskt kommer många användare å andra sidan att välja Keynote, PowerPoint eller andra, mer traditionella verktyg.

SparaSpara

SparaSpara

SparaSpara

SparaSpara

SparaSpara

SparaSpara

SparaSpara

SparaSpara

SparaSpara

SparaSpara

SparaSpara

SparaSpara

SparaSpara

SparaSpara

SparaSpara

Vad är nytt i Keynote 7?

Keynote är Apples presentationsprogram. Ett alternativ till Microsoft PowerPoint, Google Presentationer med flera. Många anser att det är det bästa, med en lagom balans mellan funktioner och komplexitet. Det blir helt enkelt snyggt utan att vara krångligt. Nu har Apple precis släppt en ny version, 7.0 för Mac, och vi reder ut nyheterna. 

Read moreVad är nytt i Keynote 7?

Grej of the Day

Foto från ISS med enastronaut som tittar ut över jorden. Grej of the Day-mall för Keynote.

En mellanstadielärare i Umeå, Micael Hermansson, började för några år sedan att inleda skoldagen med mikrolektioner. En liten föreläsning på några minuter om något, en person eller ett fenomen, som påverkat världshistorien. Något inspirerande, som alla elever orkar fokusera på och kan komma ihåg som något de lärt sig just den dagen. Dagens grej.

Read moreGrej of the Day

Adobe Voice för iPad

iPad Air med Adobe Voice

Har du något som du vill förklara? Eller ett problem som du vill föreslå en lösning på? Har du önskat dig ett enkelt sätt att göra det – som en film, att visa vid ett evenemang eller på YouTube? Nu finns det ett nytt – och ganska roligt – verktyg för visuella berättelser till iPad: Voice från Adobe.

Read moreAdobe Voice för iPad

PowerPoint för iPad

Nu får alla som gillar Microsoft PowerPoint ett nytt sätt att presentera: via iPad.

Även om många presentationsproffs gärna väljer något annat, kan en inte förneka att PowerPoint helt dominerar bland presentationsverktygen. Och bortsett från de fördelar som följer av dominansen, har programmet några starka sidor jämfört med till exempel Keynote och Prezi, inte minst i mångfalden av diagramstyper.

Till nackdelarna brukar ofta komplexiteten och det ologiska gränssnittet räknas. Kanske kan den nya versionen för iPad innebära en bättring? När programutvecklare ska anpassa sig till iOS brukar det innebära att de måste tänka till lite extra när det gäller enkelhet, arbetflöden och skärmyta.

Men långt ifrån alla lyckas. Hur har det gått för Microsoft? Testa själv: PowerPoint för iPad är gratis att ladda hem från App Store. Det går att visa presentationer utan att betala, men för att skapa och redigera behövs ett Office 365-abonnemang.

Använd valfritt typsnitt på iPhone / iPad

iPad; iPhone; PowerPoint; presentation; Keynote; profiltypsnitt; installera; fonter; OpenType; TrueType; Tutman; Tutmans 10

Flera av Tutmans kunder gör fullskaliga, tämligen avancerade presentationer direkt från iPhone eller iPad till duk och storbildsskärm. Vanligtvis är det Apples egen app Keynote som är presentationsmotor och det går alldeles utmärkt. Men det finns en hake: typsnitten.

Begränsat antal typsnitt

Alltsedan den första iPhonen har Apple försett systemet med en fast uppsättning typsnitt. I iOS 7 är det ett 70-tal typsnittsfamiljer, om man också räknar alla icke-västerländska varianter. De är av hög kvalitet och de räcker helt för de allra flesta användare.

Men det finns de som har andra behov. Och till skillnad från en Mac eller Windows-dator, har det inte gått att installera extra typsnitt. Begränsningen märks tydligast när en arbetar i organisationer med en utvecklad grafisk profil, som givetvis omfattar även presentationer. Ofta används specifika hustypsnitt, kanske till och med  specialdesignade.

Säg hej till AnyFont

Hittills har en därför fått kompromissa med liknande typsnitt, eller tricksa med bilder och pdf:er som innehåller text. Men nu finns en app som låter användaren installera TrueType eller OpenType-typsnitt på iPhone, iPad och iPod touch. Processen är lite krångligare än på datorn, men det funkar.

Appen heter AnyFont och kostar en liten slant på App Store.

Skalbar struktur

Blomkål med skalbar struktur - foto av Smabs Sputzer

Vi har tidigare förordat storyboards som ett sätt att arbeta med presentationens struktur. När du gör det, har du ett antal val. Den första frågeställningen är förstås vilken struktur du ska använda.

De tre S:en

Ett vanligt presentationsråd, som gäller strukturens allra grövsta indelning, är de tre S:en:

  1. Säg vad du ska säga
  2. Säg det
  3. Säg vad det var du sa

Det är alltid en början, men det är inte mycket till vägledning för den egentliga planeringen. Det är dessutom en struktur som å ena sidan kan vara förutsägbar och tjatig, å andra sidan nödvändig – allt beror på ämnet, situationen och publiken. Poängen med de tre S:en är att det ofta är en fördel att vara tydlig och presentera sin slutsats direkt, särskilt om ämnet är strategiskt och publiken insatt men kanske informationsöverlastad. Däremot kan den vara mindre lyckad om du antar att din publik inte alls kommer att hålla med om eller gilla din slutsats. Då är det bättre att börja med något de kan hålla med om. Det kan i många fall åstadkommas med en kronologisk struktur (i går – i dag – i morgon) eller en problemorienterad struktur (problem – konsekvenser – lösning).

Skala upp eller ner

Men oavsett om du ska berätta hur det gått för ett projekt, övertyga beslutsfattare att välja en specifik lösning, redogöra för forskningsresultat eller sätta in en fråga i ett större sammanhang, vill jag lämna ett viktigare råd: försök göra din struktur övertygande, minnesvärd och skalbar.

Om vi återknyter till exemplet med Steve Jobs tal till examensstudenterna, är ett starkt och enhetligt tema ovärderligt för ett bra framträdande. Temat – eller huvudbudskapet – är den översta nivån i en skalbar struktur.

Därefter kommer nivå två, ett antal argument som ska stödja huvudbudskapet. Jobs följer den klassiska grundregeln med tre argument. Tre är överhuvudtaget ett överlägset tal i allt berättande (om du någonsin undrar över hur många du ska ha av nästan vad som helst i framställningen, då är tre ett givet svar; när det inte är ett eller noll). Fler argument riskerar att trötta ut publiken och minska slagkraften i varje.

Jobs tal innehåller också på klassiskt vis en tredje nivå, med en rad bevis eller illustrerande exempel för varje argument.

Man kan tänka sig ytterligare en nivå med fler detaljer, men detta är grunden för en skalbar struktur.

[quote]En skalbar struktur innebär att talaren med samma grundmaterial kan hålla låda i 5 minuter likaväl som 30 eller 90.[/quote]

Skillnaden är bara mängden detaljer – antalet bevis eller illustrationer – som ryms i varje segment.

När talartiden är knapp kan du med en skalbar struktur skippa detaljerna. Temat och huvudargumenten är desamma. Detta gäller även presentationens bilder, eftersom du säkert har en eller ett par bilder för det övergripande temat, en för varje huvuddel och sedan ett varierande antal för de illustrerande exemplen. Dölj (eller ta bort) exemplen och du har en minimialistisk kortversion av samma framförande.

 

Bilden på romanescon är tagen av Smabs Sputzer.

 

Back to basics

Lärdomar från en presentationskatastrof

Vad är det värsta som kan hända en presentatör? Att tekniken pajar, så att inget blir visat? Det är förstås illa, men det allra värsta är nog att oförberedd tvingas hålla en dåligt sammansatt presentation, inför en publik som blir allt mer less eller förvirrad.

Häromdagen bevittnade jag en sådan presentation. Jag var kallad till ett möte tillsammans med ett par hundra andra brukare, som en numera kallas när en tar del av samhälleliga nyttigheter. Låt mig nu beskriva detta möte ur presentationsperspektiv.

Mötesledaren är chef för verksamheten och hälsar oss välkomna genom att visa oss en flera meter stor projektion av ett datorskrivbord. Mappar, dokument, programikoner huller om buller, ovanpå en halvprivat skrivbordsbild.

[quote]Lärdom nummer ett: låten duken vara svart eller visa din presentations första bild när åhörarna kommer in.[/quote]

Mötet börjar så genom att mötesledaren öppnar ett PowerPoint-dokument i redigeringsläge. Ni vet; med menyer, verktygslister, en kolumn med bildminiatyrer till vänster och en förhandsvy till höger. Mötesledaren väljer att fortsätta ha det så. Jag tror först att hon har glömt starta presentationen, men förstår sedan att det är medvetet. På så sätt ser hon miniatyrerna av bilderna efter den nuvarande. Det hjälper antagligen henne att komma ihåg och vid behov hoppa runt bland bilderna. Problemet är bara att vi också ser samma sak. Däremot ser vi inte presentationsbilderna i den storlek de är skapta för.

[quote]Lärdom nummer två: inse att din dators skärm och presentationsduken ska visa olika saker. Anteckningar, nästa bild, klockor och andra presentatörsverktyg på din skärm, själva presentationen och bara den på storbild. Både PowerPoint och Keynote har stöd för detta. Lär dig att stänga av skärmdubblering och att ange på vilken skärm presentationen ska hamna. Det kräver vanligtvis att du ändrar både i systemets kontrollpanel för bildskärmar och i presentationsprogrammets inställningar.[/quote]

Redan första minuten börjar åhörarnas koncentration att skingras. Allt fler undrar var panflöjtstonerna kommer ifrån. ”Kan du stänga av musiken?”, säger någon efter ett tag. Mötesledaren ser frågande ut, men kommer sedan ihåg. Hon hade satt igång en spellista på sin mobil, för att skapa stämning under insläppet. Eftersom telefonen inte var ansluten till en högtalaranläggning kunde ingen människa höra den då, men den framträder desto skrälligare nu, när alla tystnat.

[quote]Lärdom nummer tre: får du en idé som du inte hunnit testa, besinna dig. Se till att utsmycknader, särskilt sådana som är beroende av teknik, fyller sin funktion och är lätta att kontrollera. Annars, skippa.[/quote]

Själva presentationen blir sedan till en provkarta på design- och planeringsmässiga missar, spetsat med ett ogenomtänkt framförande. Alldeles för mycket text – med en oläsligt liten teckenstorlek för att det ändå ska få plats – läses upp ordagrant av mötesledaren, som varje gång vänder ryggen mot åhörarna medan hon läser från duken.

[quote]Lärdom nummer fyra: presentationen ska stötta din berättelse, inte vara din berättelse. Använd enstaka ord eller en kort mening per bild. Vänd inte ryggen mot publiken. För helvete.[/quote]

Presentationens typografi, vars grundutförande säkert tagits fram av organisationens kommunikationsavdelning, varierar våldsamt från bild till bild. Överallt får vi se nya kombinationer av teckenstorlekar, typsnittsvikt och marginalinställningar.

[quote]Lärdom nummer fem: håll dig till mallen! Om mallen inte fungerar för ditt syfte, prata med dem som gjort den, modifiera den om så behövs, men ändra inte på varje enskild bild.[/quote]

Vid ett tillfälle presenteras ett antal medarbetare på scenen. Samtidigt visas namnen på medarbetarna. Tyvärr inte just de medarbetare som står på scenen, så mötesledaren hoppar lite fram och tillbaka mellan olika namnlistor så att nästan alla namn som sägs också blir visade. Sedan byts medarbetarna ut mot andra och hoppandet mellan olika skyltar fortsätter. Förvirringen tilltar.

[quote]Lärdom nummer sex: tänk igenom innehållet på dina bilder. Sätt dem i rätt ordning. Om andra ska medverka i framträdandet, gör klart hur i förväg och kommunicera detta med alla inblandade.[/quote]

I en av alla punktlistor som fyller duken finns en rad facktermer. Varje term resulterar i att mötesledaren blir avbruten med frågor om vad det ena eller andra betyder.

[quote]Lärdom nummer sju: utgå från publikens förkunskaper när du formulerar dig. Uttryck dig så att alla förstår. Återanvänd inte interna bilder utan att fundera över om de fungerar även för utomstående.[/quote]

Sluttiden för mötet är sedan passerad med råge och det måste avbrytas innan det riktigt känns färdigt. Åhörarna ser ju dessutom att flera bilder inte blivit visade och lämnar salen i en blandning av snopenhet och frustration.

[quote]Lärdom nummer åtta: ta tid på dig själv och öva, öva, öva.[/quote]

Kan det bli sämre?

Jo, faktiskt. Det finns några  saker till som kan sänka en presentation ända till botten. För det första kunde talaren ha börjat med att säga att hon inte är förberedd, eller kommer att få ont om tid och inte vet hur det ska gå. Det hade i det här fallet i och för sig varit sant, men det är annars onödigt att göra åhörarna skeptiskt inställda redan innan man börjat. Sedan kunde hon ha missuppfattat vilka som var där för att lyssna; det är tyvärr alltför vanligt. Hon kunde också ha kryddat bilderna med diagram och pilar som är omöjliga att förstå. Lyckligtvis klarade vi oss undan det denna gång.

Grundläggande regler

Sammantaget kan sägas att den viktigaste frågan som den här mötesledaren borde ställt sig är: blir mötet bättre av en presentation? I det här fallet är svaret tveklöst nej, särskilt som den i så stora drag bidrar till en bild av organisationen eller individen som oprofessionell.

I övrigt handlar det om rätt enkla rättesnören: konstra inte till det. Om du inte kan design, ta hjälp av någon. Var kort och koncis. Se presentationen som något som ska förstärka det du säger. Har du inget att säga kan ingen presentation i världen hjälpa dig. Förbered dig och andra medverkande. Och öva!